"Čustvena navlaka" v službenih sporočilih: strokovnjaki pojasnili, česa ne pisati

"Samo preverjam", "ni panike" in podobne fraze, klicaji, trojni vprašaji, smeški, srčki ...

Nekateri jih radostno in nekritično vnašajo v sporočila, tudi službena.

Pošiljatelji s tem poskušajo narediti sporočila bolj topla, sebe pa s tem prikazati kot prijazno in dostopno osebo.

Vendar pa strokovnjaki menijo, da lahko takšne navade vplivajo na to, kako nas okolje dojema – posebej v službi – in lahko celo vplivajo na napredovanje.

Klicaji

Po nedavni študiji, objavljeni v Journal of Experimental Social Psychology, ženske uporabljajo klicaje trikrat pogosteje kot moški, poroča BBC.

Kot pojasnjuje kadrovska svetovalka Hannah Salton, ljudje uporabljajo klicaje kot izraz "pozitivnosti in navdušenja".

"Ženske pa jih pogosteje uporabljajo, ker so pogosto strožje ocenjene, kadar so neposredne, in hitro označene kot ukazovalne, ali deležne drugih spolno obremenjenih kritik", je povedala.

En sam klicaj seveda ne predstavlja težave, več klicajev v sporočilu pa ustvarja drugačen vtis, opozarja Salton in dodaja: "Če sporočilo izpade umetno ali kot da skriva negotovost, lahko vpliva na vašo verodostojnost," pojasnjuje.

Emotikoni, srčki, objemčki, poljubčki ...

Da bi se izognili napačnemu razumevanju napisanega, marsikdo v besedilo vstavi smeška ali kakšen drug emotikon, da bi s tem pokazal recimo toplino (objem, poljubček, srček) ali humor (smeško).

A strokovnjak za bonton William Hanson opozarja, da je lahko učinek ravno nasproten.

"Določen emotikon ali simbol lahko pomeni različne stvari za različne ljudi – ali celo nekaj popolnoma nenamernega," pravi.

"Bolje bi bilo, če bi ljudje uporabljali besede in pokazali dobro znanje jezika," svetuje.

Kopica emotikonov in simbolov lahko besedilu da "otročji pridih", kar lahko povzroči, da vas drugi dojemajo kot manj izkušene ali manj odgovorne.

"Osebno v elektronsko sporočilo ne bi vstavil emotikona," pravi. "Pri pisanju ste lahko prijazni in hkrati profesionalni."

Kar zadeva zaključek s poljubčkom (v angleških sporočilih pogosti "x", "xx" ali "xxx"), pa Hanson pravi: "V elektronsko pošto ne bi dodal poljuba, razen če bi osebo tudi v resničnem življenju poljubil na lice."

"Samo preverjam", "Samo vprašam", "Samo ..."

Sporočila s frazami, ki iščejo potrditev – kot so na primer "samo preverjam", "samo vprašam" - so lahko samoponižujoči, pravi Hannah Salton.

Še posebej, če ga pošilja nadrejeni. Sčasoma lahko namreč takšen ton vpliva na to, kako vas drugi dojemajo.

"Kot vodja moraš loviti ravnotežje med tem, da si priljubljen in da te spoštujejo – in če nisi neposreden, tvegaš, da boš izpadel manj sposoben," pravi.

"Zagotovo obstajajo trenutki, ko lahko pretirano opravičevanje ali preveč previdna komunikacija zmanjša vaš vpliv," dodaja Hannah.

"Če se pogosto izražate na način, ki išče potrditev ali želi ugajati, lahko to pri prejemniku ustvari vtis, da ne stojite za svojimi besedami oziroma niste dovolj kompetentni."

Topline in osebnosti iz pisanja ni treba popolnoma odstraniti

Strokovnjaka pri tem poudarjata, da to ne pomeni, da morate iz profesionalne komunikacije odstraniti vso toplino in osebnost.

"Osebni slog je pomemben," pravi Hannah.

"Izražanje osebnosti na delovnem mestu ni nič slabega. Ni vam treba filtrirati vsakega stavka in odstraniti vso osebnost iz pisanja."

Vendar pa ne bi smeli uporabljati določenih besed, fraz in simbolov "kot orodje, da bi bili naslovniku všeč".

Kako se naučiti izogibanja "čustvene navlake" v sporočilih?

Praktičen način, da opazite in zmanjšate te navade, ne da bi izgubili svojo osebnost, je, da pozorno spremljate sporočila, ki jih prejemate – in si zabeležite ali zapomnite, kateri slogi delujejo jasno, samozavestno ali pomirjujoče ter kateri izpadejo pretirani, pravi Hannah.

Dodaja še, da so pri tem lahko uporabna orodja umetne inteligence, če jih uporabljate za pregled osnutkov in odstranjevanje odvečnih besed ali fraz, ki zmanjšujejo vašo moč izražanja.