V novembru 2023 bodo podjetja spremembe oz. novosti, ki jih prinaša Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 50/23, v nadaljevanju: ZEPDSV-A), morala začeti uporabljati v praksi.

V zvezi s prihajajočo novelo o evidencah delovnega časa je veliko vprašanj, morda celo negodovanj, predvsem na strani podjetij, ki v noveli vidijo tudi nekaj dodatnega in nepotrebnega birokratskega dela. Zato smo zgolj za občutek, ki seveda na kaže nujno celovite in realne slike, udeležence spletnega webinarja s pomočjo spletne ankete vprašali, kakšno je njihovo mnenje o prihajajoči noveli. Kar dobrih 60 % jih je odgovorilo, da novela prinaša več birokratskega dela, okoli 20 % pa jih meni, da bodo z novelo ZEPDSV-A delavci bolje zaščiteni – kar je seveda ključni cilj prihajajoče novele.

Graf 1.: Kakšno je vaše mnenje o prihajajoči noveli ZEPDSV-A?

Vir: Spletni webinar, N=122

Precej podjetij trenutno ne registrira odmorov

Presenetljivo veliko vprašanj v zvezi s prihajajočo novelo je usmerjenih v registracijo odmorov.  18. člen novele ZEPDSV-A, konkretno v njegovi 9. točki, namreč uvaja novost, in sicer obvezno beleženje izrabe in obsega izrabe odmora.  Zanimivo vprašanje je, zakaj je večina vprašanj, vezanih na odmore, ko pa novela prinaša novosti še na številnih drugih področjih?

Področji odmorov ureja 154. člen Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki je bil sprejet leta 2006. Le-ta NE zahteva, da se beležita izraba in obseg izrabe odmora. Slednja je namreč zahteva oz. novost, ki jo prinaša novela ZEPDSV—A in jo bodo morala podjetja kmalu primorana uporabljati v praksi. Gre torej za novost in le ta, poleg pozitivnih učinkov, prinaša tudi skrbi, dodatno delo in številna vprašanja.

Pa poglejmo, kako so podjetja odmore registrirala do zdaj. Odgovore smo poiskali na spletnem webinarju, na katerem je sodelovalo 124 udeležencev. Rezultati so zanimivi, niso pa presenetljivi, saj kažejo, da 37 % podjetij do zdaj ni registriralo odmorov. Preostali registrirajo začetek in konec, skoraj polovica, 15 % podjetij pa ima pravico do odmora zapisano zgolj v pravilnik – torej ni evidenc.

Graf 2: Načini registracije odmorov v podjetjih

Vir: Spletna anketa

Pregled pogostih vprašanj, vezanih na registracijo odmorov

Pogosto vprašanje je, ali se pravica do odmora lahko zapiše v pravilnik o rabi delovnega časa? S tem ni nič narobe, zapisi v pravilnik in usklajevanja med delodajalci in zaposleni so vedno dobrodošli, vendar pa novela ZEPDSV-A zahteva več. Delodajalcu namreč nalaga, da v evidenci o izrabi delovnega časa vodi podatek o dejstvu, da je delavec odmor izrabil in v kakšnem trajanju. Zahteva torej evidenco!

Veliko podjetij tudi zanima, ali je potrebno registrirati začetek in konec odmora? Zakonodajalec je v obrazložitvi k spremembi ZEPDSV zapisal, da ne zahteva, da se vpiše čas izrabe odmora hkrati (neposredno) ob dejanski izrabi odmora med delovnim časom. Ključno je, da se v evidenco vpiše podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora, delodajalcu pa je prepuščen način beleženja tega podatka.  Delodajalec bo torej lahko glede obsega izrabe odmora vpisoval uro odhoda na odmor in prihoda z odmora ali pa le podatek, da je delavec odmor izrabil in v kakšnem trajanju.

Zagotovo pa je najenostavnejši način za dosego skladnosti z novim zakonom na področju izrabe in obsega izrabe odmora registracija začetka in konca odmora. Na ta način bosta imela tako delodajalec kot delavec natančno evidentirane odmore in vpogled v dejansko stanje.

Poglejmo še situacijo, ko delodajalec delavcu omogoča zakonsko določen odmor, ga k njemu spodbuja, pravica do odmora pa je zapisana v pravilnik (ni pa nujno, da je). Delavec pa odmora ne želi koristiti, nima potrebe. Kako je v tem primeru z evidencami delovnega časa, ki jih ni, saj delavec ni šel na odmor? Delodajalec mora delavcu izrabo odmora omogočiti, če pa delavec tega ne izkoristi, to ni krivda delodajalca, ampak delavčeva izbira.

Za zaključek naj omenimo še, da je pisna, torej ne digitalna evidenca delovnega časa, dovoljena – ni pa praktična.

Pregled najboljših načinov za registracijo odmorov

Špicine rešitve za evidenco delovnega časa omogočajo, da se odmore določi glede na dolžino delovnika ter se jih prilagodi vsakem posamezniku ali oddelku. Registracijo odmorov je mogoče omejiti na točno določeno lokacijo, na primer na radij XY km od poslovne stavbe. Pomembno je tudi, da se registracijo odmorov prilagodi naravi delovnega mesta – zato na Špici ponujamo možnost registracij odmorov preko treh kanalov:

• S pomočjo mobilne aplikacije oz. pametnega telefona
• Na spletu
• S pomočjo kartice in terminala

Evidentiranje odmorov na terminalu

Špicin registracijski terminal omogoča nastavitev registriranih dogodkov glede na potrebe podjetja.  Na terminalu se je mogoče registrirati s pomočjo kartic, telefona in NFC oznake. Terminal avtonomno deluje tudi v primeru izpada povezave, saj samodejno preklaplja med načinoma s povezavo ali brez nje.

Evidentiranje odmorov na mobilnem telefonu

Na mobilnem telefonu je registracija odmorov zelo enostavna – zaposleni na preglednem vmesniku določi začetek in ob zaključku še konec malice. Ob vsaki registraciji malice se zabeležijo koordinate GPS, zato vodje vedno vedo, kje so v času malice zaposleni. Prav tako lahko možnost registracije omejite na določene lokacije, denimo na vašo pisarno, skladišče ali celo na domove posameznih zaposlenih. Obvestila o prekoračitvah zakonsko dovoljenega časa za malice lahko zaposleni in njihovi nadrejeni prejmejo po e-pošti.

Evidentiranje odmorov na spletu

Registracija odmora na spletu poteka preko spletnega vmesnika. Zaposleni se enostavno prijavi v spletno aplikacijo, izbere zavihek malica na začetku in prihod ob zaključku malice. Prav tako lahko možnost registracije omejite na določene lokacije. Tako kot v spletni aplikaciji so tudi tukaj na voljo pregledna poročila o evidencah delovnega časa in možnost obveščanja v primeru prekoračitev.