Lahko ste produktivnejši. V poplavi digitalnih motenj, lastnih slabih navad in človeške zmotljivosti je zagotovo še nekaj prostora za izboljšave. V nadaljevanju preverite nekaj metod, ki vam lahko pri tem pomagajo.
1. Time-boxing
Pri reviji Harvard Business Review so metodo time-boxing ocenili za eno najuporabnejših. S pomočjo te naj bi pridobili več nadzora nad svojim delovnikom oziroma celotnim dnem.
Tako deluje – metoda ima tri korake:
1. T. i. brain dumping (gre za zapisovanje vsega, kar se prepleta v vaših mislih – naloge, ki jih morate opraviti, ideje za prihodnje dni, karkoli drugega, kar menite, da je pomembno).
2. Postavljanje prioritet (določite tri glavne prioritete za ta dan).
3. Načrtovanje dneva.
Načrtovanje dneva je glavni del metode. Nalogam dodelite določeno časovno obdobje, jih vpišete v koledar in to upoštevajte. Načrtujete lahko od trenutka, ko se prebudite, in tudi za prihodnje dni.
Vse naloge torej zapišete po urah. Primer: od 7 do 8. ure zajtrk in priprava na dan, od 8. ure do 8.30: preveri in odgovori na najpomembnejša e-pisma, od 8.30 do 9. ure sestanek …
Metoda naj bi bila učinkovita predvsem zato, ker omogoča, da se osredotočite na eno samo nalogo naenkrat, in tako dosežete več. Ker nalogam dodelite prioritete glede na rok, pa je tudi urnik veliko preglednejši in predvsem manj stresen.
Težavni del: Sprva se boste lovili pri razporejanju, saj bo pri nekaterih nalogah težko določiti, koliko časa natančno vam lahko vzame, vedno pa se lahko zgodi kaj nepričakovanega. Toda ta veščina se lahko zelo hitro izboljša, že po nekaj dneh.
2. Določite prioritete
Sodobni delavec pogosto krmari med več različnimi nalogami naenkrat. In tem bi morali – brez usmiljenja – določiti prioritete. Sicer boste na seznam nenehno dodajali nove in manj pomembne naloge in seznamu kmalu ne bo videti konca.
Potem pa se pojavi še ena težava: ljudje zelo radi odlašamo. Več verjetnosti je, da se boste najprej lotili lažjih in manj pomembnih nalog, pomembnejše pa boste prestavljali do zadnjega trenutka.
Poiščite načne, kako se izogniti takšnim motnjam, ki jih povzročijo naloge, ki preskočijo čakalno vrsto, kot je denimo e-pošta, ki tisti trenutek ni tako nujna (in bo povsem v redu, če nanjo odgovorite čez eno uro), medtem ko se morate zares lotiti naloge, ki ima rok konec tedna.
Potrebujete tudi sistem za določanje prioritet – lahko je zelo preprost in bo bolje kot nič. Primer: Naredite seznam nalog, ki vas čakajo, in jih ocenite po pomembnosti od 1 do 10. Nato se lotite najpomembnejše in upoštevajte seznama.
3. Recite ne
Prenehajte se truditi, da bi ugajali vsem! Seveda je lažje reči kot storiti, pa vendar, če se preobremenite z delom, ne tvegate le, da nalog morda ne boste mogli dokončati v roku – to vpliva na kakovost vašega dela nasploh.
Zato je včasih najbolje stvar vljudno zavrniti, da se lahko osredotočite na najpomembnejšo nalogo. Če to naredite prav, vas bodo sodelavci zaradi tega razumeli in spoštovali.
4. Premaknite se!
S tem ne mislimo na novo nalogo, temveč – razgibajte se! Gibanje bo naredilo veliko za vas. Požene kri po telesu in spodbudi ustvarjalne misli. Gibanje je dobro za vas in popoln tonik energije zlasti za tiste, ki ste ure in ure prikovani za mizo.
Preizkusite s pametno uro ali aplikacijo, ki vas opozori, da je čas, da vstanete in naredite nekaj korakov. Gibanje pa vključite tudi v prostem času. Že s kratkim sprehodom boste naredili ogromno.
5. Imejte nadzor nad napravami
Ne dovolite, da bi naprave nadzirale vas.
Svoje telefone preverjamo tako rekoč vsake štiri minute. V povprečju do 344-krat na dan, odvisno od študije, ki jo berete. Glede na študijo Univerze Southern Maine pa se naša učinkovitost zmanjša že samo, če imamo telefon na vidiku, ne da bi se ga sploh dotaknili.
Odstranite vse moteče naprave in opazujte, koliko več boste sčasoma naredili.
Vir: filtered.com
Spremljajte N1 Magazin tudi na Facebooku.
Naložite si našo aplikacijo: na voljo za android in za iOS.
Kakšno je tvoje mnenje o tem?
Bodi prvi, ki bo pustil komentar!