Zgrešil pomembna sporočila, ker so romala v napačno mapo pošte. Kdo je kriv?

Bralec nas je obvestil, da v zadnjih nekaj mesecih več pomembnih elektronskih sporočil eUprave ni prejel v glavno mapo elektronske pošte, temveč jih je lahko videl šele, ko jih je s pomočjo ključnih besed izrecno našel s pomočjo iskalnika v aplikaciji Gmail.

Za sporočila pa je izvedel prepozno: obveščala so ga namreč, da mu bo poteklo digitalno potrdilo, ki ga lahko – če to stori pravočasno – podaljša elektronsko, po preteku pa mora na upravi enoti v živo zaprositi za novo.

Ali do takšnih primerov prihaja pogosto in kako jih preprečiti, smo povprašali ministrstvo za notranje zadeve in javno upravo (MNZJU), pod katerega po reorganizaciji vlade sodi tudi področje digitalizacije.

Po njihovih izkušnjah se enkrat do dvakrat letno zgodi, da se v obdobju enega do dveh tednov večje število sporočil uvršča med neželeno pošto (spam). Konkretnega števila niso navedli.

Pri takšnih primerih praviloma ne gre za en sam vzrok, temveč za kombinacijo različnih dejavnikov. "Med njimi so lahko tehnične nastavitve pošiljatelja, ugled domene ali strežnika, način pošiljanja sporočil ter kriteriji, ki jih uporabljajo posamezni ponudniki elektronske pošte," pojasnjujejo.

Sistemi za zaznavanje neželene pošte sporočila namreč ocenjujejo na podlagi velikega števila različnih pravil in signalov. Vsak dejavnik prispeva določeno oceno, in ko skupna ocena preseže določen prag, je sporočilo uvrščeno med neželeno pošto.

Različni ponudniki, različna pravila

Razvrščanje elektronske pošte je v veliki meri odvisno tudi od ponudnika e-poštnih storitev. Večji ponudniki, kot sta Gmail in Outlook, uporabljajo lastne algoritme in varnostne politike, ki niso javno objavljeni in so si med seboj različni – zato se lahko isto sporočilo pri različnih ponudnikih razvrsti različno.

Googlov Gmail, ki je najbolj priljubljen ponudnik elektronske pošte na svetu in tudi v Sloveniji med najbolj razširjenimi, je po navedbah MNZJU pogosto med prvimi, ki uvede strožje zahteve, zaradi katerih sporočila hitreje pristanejo med nezaželeno pošto, drugi ponudniki pa Gmailu postopoma sledijo.

Google tudi uradno priznava, da se lahko pri uporabi Gmaila legitimna sporočila zmotno označijo kot neželena. Težava ni omejena zgolj na Slovenijo: številni uporabniki na Googlovem forumu za pomoč Gmailu in na družbenih omrežjih redno poročajo, da so sporočila državnih organov, davčnih uprav, sodišč, univerz in drugih javnih institucij pristala med nezaželeno pošto ali pa sploh niso bila vidna v glavni mapi.

Kaj storiti?

Na ministrstvu uporabnikom svetujejo, naj naslov ali domeno pošiljatelja (npr. @gov.si) dodajo med zaupanja vredne pošiljatelje oziroma na elektronski pošti ustvarijo pravilo, s katerimi se sporočila iz določene domene ne uvrščajo med neželeno pošto. Takšna nastavitev, kot poudarjajo, običajno predstavlja učinkovito začasno rešitev.

Tudi Google v odgovorih uporabnikom, ki poročajo o tovrstnih težavah, svetuje podobno. Na forumu za pomoč navajajo še možnost, naj pošiljatelja dodajo med svoje stike ali pa pri sporočilu, ki je bilo že poslano v mapo z nezaželeno pošto, označijo, da ne gre za nezaželeno pošto. Na tak način tudi prihodnja sporočila tega pošiljatelja ne bodo več romala tja.

Magične rešitve na strani pošiljatelja ni

Konkretnih odgovorov, kako pa bi težavo enotno odpravili na njihovi strani, pa na ministrstvu nimajo. Možnost za izboljšave sicer vidijo na področju strukture in tehnične opremljenosti poslanih sporočil, torej jasnejše ločevanje osebnih, informacijskih in transakcijskih sporočil ter doslednejša uporaba atributov in standardov, ki ponudnikom elektronske pošte omogočajo zanesljivejšo prepoznavo legitimnih sporočil.

A ker so za strukturiranje in opremljenost sporočil odgovorni organi, ki jih pošljejo, se izboljšave izvajajo postopoma, so pojasnili.

Za konec smo preverili še, zakaj slovenski vladni organi za obveščanje praviloma uporabljajo elektronsko pošto oziroma elektronski predal, ne ponujajo pa možnosti obveščanja prek SMS-sporočila. Na MNZJU so odgovorili, da si morajo pri načinih obveščanja upoštevati tudi "tehnične možnosti posameznih storitev, zakonske zahteve ter stroškovno vzdržnost posameznih komunikacijskih kanalov".

Pošiljanje SMS-sporočil namreč za pošiljatelja predstavlja neposreden strošek, medtem ko so stroški pošiljanja elektronske pošte v primerjavi s tem zanemarljivi.