Z 20. novembrom bodo zaživele novosti na področju vodenja evidenc delovnega časa. Delovni čas bo treba podrobneje evidentirati za vse zaposlene in nekatere zunanje izvajalce. Kaj se spreminja? Kako se boste morali 'štempljati' po novem? Bo treba beležiti vsak odhod na malico in odmor za kajenje?
Državni zbor je 21. aprila sprejel novelo zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Ta je začela veljati slab mesec kasneje, v praksi pa bo zaživela v ponedeljek, 20. novembra.
Na ministrstvu za delo navajajo, da sprejeta novela stremi k bolj jasni določitvi, kdaj je treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa. Zagotavlja pa tudi možnost, da se delavec seznani s podatki o zabeleženem delovnem času.
Ključna vprašanja in odgovore novega vodenja delovnega časa smo strnili spodaj.
Kaj bo drugače kot zdaj?
Delodajalci bodo morali po novem voditi evidence o zaposlenih delavcih, stroških dela, izrabi delovnega časa in oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.
Vodenje evidenc je obstajalo že prej, vendar dozdajšnje evidence ni bilo treba voditi podrobno, prav tako ni bil definiran način vodenja.
V praksi je to pomenilo, da so lahko delodajalci za zaposlene pavšalno napisali, da delajo vsak dan po osem ur. Zdaj bo treba evidence voditi po dejanskih dogodkih – denimo točen prihod in odhod zaposlenih.
Katere podatke mora beležiti delodajalec?
Nabor podatkov, ki jih mora delodajalec dnevno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa, se razširja. V evidencah bodo po novem:
- čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
- izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
- opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa. V to so vključene opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo,
- opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času,
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
Kaj mora delodajalec narediti z evidencami?
Delavcu je po novem zagotovljena tudi pravica do vpogleda v podatke.
Delodajalec je namreč obvezan, da delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Medtem ima delavec pravico, da od delodajalca enkrat tedensko zahteva pisno seznanitev s podatki iz evidence.
Delodajalec mora na evidenco o izrabi delovnega časa hraniti na sedežu oziroma kraju opravljanja dela. Tam mora hraniti tudi vso delovnopravno dokumentacijo, na podlagi katere se vpisujejo podatki v evidenco.
Za koga mora delodajalec voditi evidence?
Delodajalec mora evidenco o izrabi delovnega časa voditi za vsako fizično osebo, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi.
Ob tem mora delodajalec evidenco voditi tudi za osebe, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi zanj opravljajo delo. To velja tudi za tiste, ki opravljajo samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, a pod pogojem, da ga opravljajo osebno in so vključeni v delovni proces delodajalca, oziroma pretežno uporabljajo sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca.
Tako je vodenje evidenc obvezno tudi za študente, upokojence, pogodbenike, samostojne podjetnike, če ti hodijo v službo tako kot zaposleni.
Med tistimi, za katere je treba podrobneje beležiti delovni čas, so še vsi, ki pri delodajalcu opravljajo delo zaradi usposabljanja.
Bodo delovni čas morali beležiti tudi vodilni v podjetjih?
Pri tem je ključno vprašanje, na kakšni pravni podlagi poslovodna oseba opravlja delo. Če je vodilna oseba zaposlena v podjetju, je delodajalec zanjo obvezan voditi evidenco o izrabi delovnega časa.
Drugače je, če vodilna oseba nima sklenjene pogodbe o zaposlitvi in funkcijo opravlja na podlagi neke druge pravne osnove.
Na ministrstvu za delo dodajajo, da se bo takšna oseba štela za delavca in bo delodajalec obvezan voditi evidenco o izrabi delovnega časa, če bodo v konkretnem primeru podani opredelilni elementi. Torej pod pogojem, da vodstveni delavec delo opravlja osebno in je vključen v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca.
Kako se vodijo evidence, če je delavec na terenu?
Za delavce, ki delajo na terenu, bo veljala enaka ureditev kot za vse ostale zaposlene. Delavci lahko na primer s terena sporočijo, kdaj so začeli delati in kdaj končali, v podjetju pa podatke dodajo v evidenco.
Lahko pa se pri tem različno vodijo evidence znotraj enega podjetja – delodajalec lahko evidence za delavce na terenu vodi drugače kot na drugih oddelkih. Pogoj je, da takšno razlikovanje ne temelji na okoliščini, ki bi lahko pomenila diskriminacijo.
Bodo delovni čas morali beležiti tudi tisti, ki delajo od doma?
Da, tudi v tem primeru bo treba beležiti delovni čas.
Ministrstvo za delo se je odzvalo na pomisleke, da novosti omejujejo fleksibilnost dela – kot je prav delo od doma. Pomisleke na ministrstvu zavračajo, saj vodenje evidenc po njihovih besedah predpisuje le podrobnejše beleženje izrabe delovnega časa, za kar so prepričani, da bi moralo biti v interesu obeh strank. Na eni strani delavcu zaradi pravilne izrabe delovnega časa z namenom njegovega varstva, na drugi pa delodajalcu zaradi pregleda in spremljanja opravljenega dela.
Dodajo tudi, da je delodajalec v okviru zakonskih možnosti svoboden pri izbiri načina vodenja evidence in vpisovanja podatkov v evidenco. Novost naj ne bi posegala v možnosti organiziranja delovnega procesa oziroma razporejanje delovnega časa, ki je predmet druge zakonodaje.
Se mora zabeležiti vsak odmor delavca?
Da, po novem bo treba evidentirati izrabo in obseg odmora med delovnim časom, pri čemer pa ne bo treba beležiti časa začetka in konca izrabe odmora – kot to velja za prihod in odhod iz službe.
Izbira načina, kako bo delodajalec beležil odmore, je prepuščena njemu. Odloči se lahko denimo za vnaprej določen čas odmora – na primer v proizvodnji. Če bi prišlo do odstopanja od predvidenega, pa se vpiše dejanski čas. Uvede lahko tudi elektronsko evidentiranje, vpis delavca ali katerikoli drugi način.
Vredno je dodati, da dolžnost delodajalca ni dejansko koriščenje odmora med zaposlenimi. Njegova dolžnost je zgolj, da delo organizira tako, da odmor omogoči. To lahko v praksi pomeni tudi, da se na določene dneve odmorov sploh ne zabeleži, če se delavec za to ni odločil.
Bo treba beležiti tudi odmor za malico?
Da. Zabeležen mora biti tudi odmor za malico, pri čemer pa ni treba navajati točnega začetka in konca odmora. Za odmor za malico velja enako, kot je opisano v prejšnjem odgovoru.
Bodo vsi zaposleni dobili svoje kartice za ‘štempljanje’?
Elektronsko vodenje evidenc za večino podjetij ni obvezno (za koga je obvezno, poglejte v naslednjem odgovoru), a mnogi delodajalci se bodo kljub temu odločili zanj, saj je to lahko zanje bolj praktično. Zakon namreč od delodajalcev zahteva mesečno poročanje o izrabi delovnega časa oziroma enkrat tedensko, če ga k temu pozove delavec.
To pomeni, da mora delodajalec ob ročnem vodenju prihodov in odhodov zaposlenih na koncu mesca podatke združiti, analizirati in podrobno poročati o času, ki ga je delavec namenil delu. Takšno združevanje je, vsaj ob večjem številu zaposlenih, lažje z elektronskim vodenjem.
Nekateri pa bodo vseeno morali obvezno elektronsko beležiti delovni čas. Glej spodnji odgovor.
Kdo mora obvezno elektronsko beležiti delovni čas?
Obvezno elektronsko vodenje evidenc je določeno za delodajalce, ki so jim bile izrečene globe zaradi kršitev določb delovnega časa po zakonu o delovnih razmerjih ali zaradi vodenja evidenc po zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Ta obveznost traja dve leti.
Elektronski način vodenja lahko predlagajo tudi delavci sami. Če delodajalec predlog zavrne, mora svojo odločitev pisno utemeljiti, o zavrnitvi predloga pa pisno obvestiti tudi Inšpektorat Republike Slovenije za delo.
Kaj novosti pomenijo za beleženje časa agencijskih delavcev?
Tudi za agencijske delavce bo treba podrobneje beležiti delovni čas, kar je po zakonu dolžan voditi delodajalec, ki zagotavlja delo delavcev (tako imenovana agencija) drugemu uporabniku.
Agencija je že do zdaj sklepala dogovore z uporabniki njihovih storitev. V tem so določili medsebojne pravice in obveznosti ter pravice in obveznosti delavca in uporabnika. Pri tem gre predvsem za obveznost obveščanja in sporočanja podatkov v zvezi z napotitvijo delavca, odgovornost uporabnika za zdravje in varnost pri delu, delovni čas, odmore in počitke, izplačilo plač in drugih prejemkov za obdobje napotitve ter pravico napotenega delavca do izobraževanja in usposabljanja.
A na ministrstvu menijo, da je primerno in potrebno, da agencija v pisnem dogovoru z uporabniki njihovih storitev uredi tudi obveznosti posredovanja podatkov, ki so potrebni za vodenje evidence o izrabi delovnega časa.
Kdo mora beležiti delovni čas delavcev, ki delo opravljajo pri naročnikih (na primer zaposleni pri čistilnih servisih)?
Presoja tega je odvisna od okoliščin v posameznem primeru. Vrniti se moramo namreč na začetek, ko smo pisali, da mora delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa voditi za vsako fizično osebo, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi.
Če so čistilke zaposlene pri čistilnem servisu, mora ta voditi evidenco o njihovi izrabi delovnega časa.
Zapisali pa smo tudi, da mora delodajalec evidenco voditi za osebo, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi zanj opravlja delo. Tako bo moral tudi naročnik pri čistilnem servisu za čistilke, ki niso zaposlene pri njem, voditi evidenco o izrabi delovnega časa. To bo moral narediti, ko opravljajo delo na njegovih poslovnih objektih, če bodo v konkretnem primeru podane okoliščine, ki pomenijo izpolnitev opredelilnega elementa, da se takšna oseba šteje za delavca naročnika.
Zakaj Slovenija uvaja novosti?
Zgodba o obveznem beleženju delovnega časa se je začela že pred leti, ko je največji španski sindikat CCOO vložil tožbo proti španski hčerinski družbi nemške Deutsche Bank. Sindikat je zahteval ugotovitev, ali mora bančni velikan vzpostaviti sistem za evidentiranje dnevnega delovnega časa, ki ga opravijo njeni zaposleni. O primeru je leta 2019 odločalo Sodišče EU, ki je navedlo, da morajo države članice zavezati delodajalce k evidentiranju delovnega časa.
V Sloveniji je zakonske spremembe dodatno spodbudila afera Marinblu, kjer so delavci v podjetju v lasti družine nekdanjega državnega sekretarja Borisa Šuštarja delali nepretrgoma tudi po 40 ur. Minister za delo Luka Mesec je takrat napovedal korenite spremembe evidentiranja delovnega časa.
Novela po navedbah Meščevega ministrstva prinaša učinkovitejši inšpekcijski nadzor nad izvajanjem določb o delovnem času, odmorih in počitkih delavca, s tem pa tudi spoštovanje določb o delovnem času ter zagotavljanju počitkov in odmorov. Slednje je po njihovih besedah pomembno “z vidika obnavljanja fizičnih moči delavca, njegove delovne učinkovitosti, dolgoročnega ohranjanja delovne sposobnosti ter zagotavljanja varnosti in zdravja pri delu”.
Kakšno je tvoje mnenje o tem?
Bodi prvi, ki bo pustil komentar!